Daugelyje prekybos ir paslaugų veiklų kasos aparatas yra kasdienis darbo įrankis. Jis spausdina kvitus, fiksuoja pardavimus ir padeda skaidriai apskaityti pajamas. Tačiau ne visi verslininkai aiškiai žino, kada kasos aparatas privalomas pagal įstatymus, kaip išsirinkti tinkamą modelį ir kaip jį naudoti, kad nekiltų problemų su mokesčių inspekcija. Šiame straipsnyje aptarsime pagrindinę informaciją apie kasos aparatus: kas privalo juos turėti, kokie būna aparatų tipai, į ką atkreipti dėmesį renkantis bei kokių naudojimo taisyklių laikytis, kad kasos aparatas tarnautų sklandžiai.
Kam privalomas kasos aparatas?
Teisės aktų reikalavimai. Lietuvos teisėje nustatyta, kad tam tikrais atvejais įmonės ar asmenys, vykdantys prekybą ar teikiantys paslaugas, privalo naudoti kasos aparatą. Paprastai tariant, jei priimate mokėjimus grynaisiais pinigais ar kortelėmis savo veiklos vietoje, jums greičiausiai reikia kasos aparato. Kasos aparatas turi stovėti toje vietoje, kur klientas atsiskaito – parduotuvės kasoje, paslaugų teikimo vietoje – ir fiksuoti kiekvieną operaciją. Išimtis taikoma tam tikroms situacijoms, pavyzdžiui: jei važiuojate pas klientą į namus ar darbovietę ir ten priimate pinigus (pvz., kurjerio atvejis), jei prekiaujate lauko sąlygomis (turguje) ar pan. Tokiais atvejais galima išsiversti be kasos aparato, naudoti kvitus ar kitas apskaitos priemones. Svarbu: išimtys yra konkrečiai apibrėžtos teisės aktuose, todėl geriausia pasitikslinti VMI svetainėje ar konsultuotis, jei manote, kad jūsų veikla galėtų patekti į sąrašą, kur kasos aparato nereikia. Verslo formos ir kasos aparatas. Nesvarbu, ar esate individualios veiklos vykdytojas, ar turite UAB – lemiantis kriterijus dėl kasos aparato yra atsiskaitymo būdas. Pvz., jei individualią veiklą vykdote internetu ir visos įmokos gaunamos pavedimu į banką, kasos aparato nereikia. Bet jeigu, tarkime, atidarote fizinę parduotuvę ar dirbate grožio salone, kur klientai mokės grynais/kortele vietoje – teks pasirūpinti sertifikuotu kasos aparatu. Daugelis smulkių verslininkų (pvz., turgavietėse) anksčiau stengdavosi išvengti kasos aparatų dėl sąnaudų, tačiau valstybė skatina visus pereiti prie skaidrios apskaitos, be to, siūlo i.APS ir kitas paprastesnes alternatyvas labai mažiems verslams. Kasos kvitai ir kontrolė. Turint kasos aparatą, kiekvienam pirkėjui privalu išduoti kasos kvitą. Šis kvitas – pirkimo-pardavimo dokumentas, rodantis, ką, kada ir už kiek pardavėte, ir jis tampa apskaitos dalimi. Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) reikalauja saugoti Z ataskaitas, kvitų kopijas (jei aparatas spausdina kontrolinę juostą, arba saugo elektroninėje atmintyje). Šiandieninės tendencijos – pereiti prie išmaniųjų kasos aparatų, kurie patys siunčia duomenis tiesiai VMI sistemai (i.EKA). Tai reiškia, kad ateityje visi kasos aparatai turės turėti funkciją automatiškai teikti informaciją mokesčių inspekcijai realiu laiku arba dienos pabaigoje. Nauji techniniai reikalavimai tam jau patvirtinti, dalis verslų jau pradeda naudoti tokius aparatus. Taigi, diegiant naują kasos aparatą verta rinktis modelį, kuris atitinka modernius standartus.
Kaip išsirinkti kasos aparatą?
Renkantis kasos aparatą, svarbu atsižvelgti į savo verslo poreikius, mastą ir teisės aktų reikalavimus. Štai keli kriterijai: 1. Kasos aparato tipas (fizinis ar programinis). Tradiciškai mes įsivaizduojame kasos aparatą kaip dėžutę su mygtukais ir kvitų spausdintuvu. Tačiau šiandien rinkoje yra ir programinių kasos aparatų – tai kompiuterinės programos arba mobiliosios aplikacijos, kurios atlieka kasos funkcijas. Pavyzdžiui, VMI siūlo smulkiems verslininkams nemokamą i.APS programėlę, kuri gali išrašyti elektroninius kvitus (nereikia fizinio aparato). Taip pat įvairios POS sistemos planšetėse veikia kaip kasos. Jei turite nedidelę prekybą su keliomis dešimtimis operacijų per dieną, galbūt pakaks planšetės su programa ir spausdintuvėlio. Visgi, daugeliu atvejų patikimiau ir paprasčiau naudoti sertifikuotą fizinį kasos aparatą, ypač jei esate nesusipažinę su IT. 2. Veiklos pobūdis ir aplinka. Jei turite stacionarią pardavimo vietą (parduotuvę, kavinę), galite rinktis stacionarų kasos aparatą, didesnį, su didesne klaviatūra – su juo patogu dirbti nuolat. Jei paslaugas teikiate keliaudami (pvz., remonto paslaugos kliento namuose) ir vis tiek norite išduoti spausdintą kvitą, yra nešiojamų kasos aparatų su baterijomis – nedideli, kompaktiški, telpantys į automobilį. Įvertinkite ir aplinką: pavyzdžiui, turguje lauke dirbant vertėtų rinktis aparatą, kuris atlaikytų temperatūrų svyravimus, drėgmę (yra specialių apsaugotų modelių). 3. PLU skaičius ir funkcionalumas. PLU (Price Look-Up) – tai prekinių pozicijų, kurias galima suprogramuoti į aparatą, skaičius. Mažoms kavinėms ar parduotuvėlėms gali pakakti kelių šimtų PLU (ar net dirbti su atvira suma ranka vedant). Tačiau jei turite didelį prekių asortimentą (tūkstančius prekių), rinkitės aparatą, kuris palaiko daug PLU ir prijungiamas prie kompiuterio duomenų bazės. Kai kurie kasos aparatai faktiškai yra mini kompiuteriai su sandėlio apskaitos funkcijomis, kiti – labai paprasti. Pagalvokite, ar jums reikia, kad kasos aparatas spausdintų prekių pavadinimus kvite, ar užtenka bendros sumos. Jei norite detalių kvitų, rinkitės modelį su prekių programavimu. 4. Integracija su kortelių skaitytuvu. Šiuolaikiniai kasos aparatai dažnai jungiami su banko kortelių skaitytuvais. Tai patogu: suma iš kasos automatiškai perduodama terminalui, nereikia vesti du kartus. Ne visi pigūs kasos aparatai tai gali – pasidomėkite, ar pasirinktas modelis turi sąsają integracijai (RS232, USB, Ethernet) ir ar jūsų mokėjimo paslaugų teikėjas turi tvarkykles jam sujungti. Jei ne, galėsite naudoti atskirai (tiesiog po atsiskaitymo kortele ranka įvesite sumą kasoje kaip grynųjų operaciją, bet tai mažiau patogu). 5. Fiskalinė atmintis ir i.EKA suderinamumas. Lietuvoje kasos aparatai turi vadinamą fiskalinę atmintį – tai saugi atmintis, kurioje kaupiami visi įrašai (ji užplombuota ir kontroliuojama VMI techninių reikalavimų). Naujos kartos aparatai taip pat turės teikti duomenis i.EKA sistemai automatiškai. Pirkdami pasitikrinkite, ar modelis atitinka galiojančius techninius reikalavimus (VMI skelbia sertifikuotų modelių sąrašus). Taip pat sužinokite, kaip vyks perėjimas prie i.EKA: ar reikės vėliau atnaujinti programinę įrangą, ar modelis turės modulį duomenims siųsti. Geriau iškart investuoti į „ateities įrodytą“ aparatą, nei po metų vėl pirkti naują. 6. Kaina ir aptarnavimas. Kasos aparatų kainos prasideda nuo kelių šimtų eurų už paprastą nešiojamą modelį ir kyla iki kelių tūkstančių už sudėtingas POS sistemas. Apskaičiuokite, koks variantas jums ekonomiškai racionalus. Taip pat atsižvelkite, kad kasos aparatą prižiūrėti (programuoti, plombuoti) turi teisę tik sertifikuotos įmonės. Todėl rinkitės gamintoją/tiekėją, kuris teikia gerą aptarnavimą – kad prireikus galėtumėte greitai išsikviesti meistrą. Pvz., jei sugedo aparatas ar baigėsi fiskalinės atminties talpa, turėsite kviesti aptarnaujantį techniką. Pasidomėkite, ar jūsų mieste yra to modelio servisas, kiek kainuoja profilaktika, plombavimas. Paprastai kasos aparatas reikalauja periodiškai (kas kelerius metus) pakeisti fiskalinės atminties modulį, atnaujinti programinę įrangą – tai papildomi kaštai, kuriuos verta žinoti iš anksto. 7. Naudotas ar naujas? Kai kurie verslininkai svarsto įsigyti naudotą kasos aparatą (pvz., perėmus verslą su turtu). Tai įmanoma, bet reikia įsitikinti, kad jis sertifikuotas, galima perplombuoti ir pritaikyti jums. Kartais senesni modeliai neatitinka naujų reikalavimų (pvz., neturės i.EKA funkcijos), tad nors pradžioje pigiau, ilgainiui teks pakeisti. Naujas modelis turės garantiją ir ilgiau tarnaus iki pasikeičiant reglamentams.
Kaip naudoti kasos aparatą teisingai?
Registracija VMI. Prieš pradėdami naudoti kasos aparatą, turite jį užregistruoti VMI. Tą padaro aptarnaujanti įmonė – jie užplombuoja aparatą, surašo kasos aparato registracijos žurnalą ir pateikia duomenis mokesčių inspekcijai. Jūs gausite kasos aparato numerį, kurį reikia nurodyti naudojant aparatą. Neužmirškite, kad kasos aparatas turi būti pritvirtintas (stacionarus) arba saugiai padėtas, ir šalia turi būti kasos operacijų žurnalas (jeigu reikalaujama pildyti) – jį reikia pildyti kasdien, spausdinti Z ataskaitas. Darbo pradžia ir pabaiga. Kiekvieną dieną, pradėdami darbą, įsitikinkite, kad kasos aparatas nustatytas teisingai (data, laikas). Paprastai dienos pradžioje atliekamas X ataskaitos spausdinimas (neprivaloma, tai tarpinė ataskaita). Svarbiausia – dienos pabaigoje išspausdinti Z ataskaitą. Z ataskaita uždaro dienos duomenis, ją privalu daryti kas dieną, kai buvo operacijų. Ji parodo dienos apyvartą ir nulinėja skaitiklius kitai dienai. Nepamirškite, kad Z ataskaitos ir kiti nustatyti dokumentai turi būti saugomi (jei aparatas elektroninis, duomenys lieka atmintyje, bet vis tiek pasidarykite atsarginę kopiją pagal reikalavimus). Kvito išdavimas. Kai tik gaunate apmokėjimą iš kliento, privalote iš karto atspausdinti kvitą ir jį įteikti klientui. Kvitą spausdinate net jei klientas jo nepageidauja – tokiu atveju galite kvitą išmesti, bet faktas, kad jis atspausdintas, turi būti. Jokiu būdu neprekiaukite „už grynuosius be kvito“ – tai nelegalu ir gresia baudomis. VMI inspektoriai neretai daro patikras „slaptu pirkėjo“ būdu, norėdami patikrinti, ar išduodamas kvitas, tad net vienas toks praleidimas gali kainuoti brangiai. Kasos operacijų tvarka. Laikykitės nustatytos kasos disciplinos: jei priimate dienos metu avansą ar įnešate savo pinigų į kasą, turite atlikti „neapmokestinamą įnešimą“ (inkasuoti sumą nenurodant pajamų). Jei išimate pinigų (pvz., nešate inkasaciją į banką ar apmokate iš kasos pirkinius), turite tai fiksuoti kaip „išėmimą“. Šias funkcijas visi kasos aparatai turi – tinkamai jas naudokite, kitaip kasa „rodys“ neteisingus likučius. Taip pat, jei padarėte klaidą mušdami čekį (pvz., suvedėte ne tą sumą), reikia atšaukti operaciją ar padaryti grąžinimą, o ne tiesiog grynais duoti skirtumą. Kiekviena operacija turi atsispindėti aparate. Kasos aparato priežiūra. Prietaisą saugokite – nelaikykite labai drėgnose ar dulkėtose patalpose. Laiku keiskite kvitų popieriaus ritinėlius. Jei spausdinimas pradeda blankti, tikėtina, kad baigiasi termogalvutės resursas – pasikonsultuokite su aptarnavimu. Daugeliui aparatų rekomenduojama kas kelerius metus profilaktiškai pakeisti akumuliatorių (vidinį, kuris saugo atmintį dingus elektrai) ir atlikti patikrą. Tai atlieka įgaliotas technikas. Nauji reikalavimai. Kaip minėta, nuo 2023 m. startavo i.EKA posistemis, ir ateityje visos kasos turės jungtis prie jo. Jei jūsų aparatas toks – užtikrinkite, kad būtų pastovus interneto ryšys, per kurį siunčiami duomenys. Jei stringa ryšys, gali reikėti patikrinti maršrutizatorių ar SIM kortelės galiojimą (kai kurie aparatai duomenis perduoda per SIM). Neatjunginėkite tyčia – duomenų teikimas yra privalomas, o sąmoningas vengimas laikomas pažeidimu.
Patarimai, kad išvengtumėte problemų
- Apjunkite su apskaita. Jei naudojate kompiuterinę apskaitos sistemą, pagalvokite apie integraciją – daugelis programų leidžia importuoti kasos duomenis, arba net valdyti kasos aparatą per kompiuterį. Tai sumažins rankinio darbo ir klaidų.
- Mokykite personalą. Kasos aparatu naudosis jūsų darbuotojai – investuokite laiko juos apmokyti. Išaiškinkite, kaip taisyklingai mušti čekius, ką daryti, jei pirkėjas grąžina prekę (yra procedūra – grąžinimo čekis), kaip atlikti inkasaciją. Taip pat pabrėžkite, kad privaloma duoti čekį kiekvienam, net pažįstamam klientui. Darbuotojų sąmoningumas padės išvengti neapskaitytų pajamų atvejų.
- Stebėkite rodmenis. Kasos aparato dienos ir mėnesio ataskaitos padeda kontroliuoti verslą. Lyginkite jas su apskaita, banko įplaukomis (jei dalis atsiskaitymų kortelėmis) – tai gali atskleisti neatitikimus ar, blogiausiu atveju, net galimus darbuotojų nusižengimus (pvz., nepamuštus čekius). Skirkite kelias minutes per dieną peržvelgti Z ataskaitą.
- Pasiruoškite tikrinimams. VMI bet kada gali patikrinti jūsų kasos aparatą. Įsitikinkite, kad kasos dokumentai tvarkingi: yra susegti kasos aparatų techninės priežiūros dokumentai, registracijos žurnalas (jei reikalaujamas), išsaugotos ataskaitos. Patikrinimo metu inspektorius gali paprašyti padaryti kontrolinį kvitą ar parodyti, kaip išspausdinti ataskaitą – žinokite, kaip tai padaryti. Taip pat atminkite, kad nuo 2022 m. VMI pradėjo aktyviau kontroliuoti smulkų verslą dėl neapskaitomų pajamų, todėl geriau dirbti skaidriai.
Apibendrinimas: kasos aparatas – tai ne tik „dėžutė su mygtukais“, bet ir svarbi jūsų verslo apskaitos dalis. Jo naudojimą reglamentuoja įstatymai, tad būtina žinoti, ar jums privaloma jį turėti. Išsirinkę tinkamą aparatą pagal savo poreikius (dydį, funkcijas, suderinamumą), investuosite į sklandų darbą ir ramų miegą – tvarkingai vedama kasos apskaita apsaugo nuo konfliktų su mokesčių inspekcija. Galiausiai, tinkamai naudojamas ir prižiūrimas kasos aparatas tarnaus ilgai: spausdins kvitus jūsų patenkintiems klientams ir fiksuos augančias jūsų verslo pajamas, o jūs galėsite susitelkti į verslo plėtrą, užuot rūpinęsis biurokratiniais nesklandumais.